关于做好2017年度档案移交工作的通知

文章来源: 发布时间:2018年03月14日 点击数: 字体:

湖北三峡职业技术学院办公室

关于做好2017年度档案移交工作的通知

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校属各单位:

请将你单位2017年形成的各种门类、各种载体的文件材料(会计档案应移交归档2014年度和2015年度)按移交归档的规范和要求收集齐全,并按不同门类填写好归档材料移交表(一式两份),于4月20日前移交学校综合档案室立卷归档。

特此通知。

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附件:1.湖北三峡职业技术学院归档材料移交表

2.湖北三峡职业技术学院各种门类和载体材料归档的移交规范和要求

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湖北三峡职业技术学院办公室

2018年3月14日

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附件1:

湖北三峡职业技术学院归档材料移交表

单位:(盖章)

序号

文号或材料号

文件标题或主要内容

形成时间

份数

页数

备注

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移交人:

移交时间:

接收人:

接收时间:

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说明:本表由移交单位(人)填写一式两份,接收单位(人)签字后交接双方各持一份备查。


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附件2:

湖北三峡职业技术学院

各种门类和载体材料移交归档的规范和要求

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(一)文书档案材料移交归档的规范和要求

(二)专门档案材料移交归档的规范和要求

(三)基建档案材料移交归档的规范和要求

(四)科研档案材料移交归档的规范和要求

(五)设备仪器文件材料移交归档的规范和要求

(六)实物档案移交归档的规范和要求

(七)电子档案移交归档的规范和要求

(八)会计凭证移交归档的规范和要求

(九)会计账簿移交归档的规范和要求

(十)财务报告移交归档的规范和要求

(十一)其他类移交归档的规范和要求

(十二)照片档案移交归档的规范和要求

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(一)文书档案材料移交归档规范与要求

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1.文书档案文件材料主要来源于学校、各处室、各二级学院在职能活动中形成的具有参考、凭证、研究保存价值的原始文件材料及与学校工作紧密相关,需要贯彻实行的上级及有关部门的文件材料。文书档案材料涉及面广,按学校2018年修订的《分类方案、归档范围、保管期限表》即“三合一”(下同)制度要求,应归档的文书档案材料主要包括:党群、综合、劳动人事、后勤保障、教学、科研等方面。

2.严格归档范围。按学校“三合一”制度,对本校未经会议讨论、领导审阅或签发的未生效的文件、草稿,一般性文件的历次修改稿,重份文件、图表;上级机关普发的供参阅或下发征求意见未定稿或仅供参考的抄件、事务性、临时性文件,上级及有关部门颁发的,但不需贯彻实行的无查考利用价值的文件材料不需归档。既不得漏归,也不得泛泛而归。

3.归档份数。学校党、政、工、团编号发文即“红头”文件,由校办兼职档案员负责收集、登记、积累、编页整理、定期移交归档。其归档份数为定稿一份,正本(印件)一式三份(一份入卷归档,一份编制发文汇集,一份编制专题汇集);其他“白头”文件,重要的一式二份,一般的一式一份。

4.部分文件应成套归档。学校及各二级学院发文(包括转发文和联合发文)处理签、签发稿(定稿)、正文、附件、重要文件的修改稿,职代会、团代会及请示与批复、来文与复文、评选通知与表彰结果、转发文与被转发文、联合发文等内容关联紧密、不可分割的文件材料要求成套性、且必须反映学校职能活动全过程,以确保归档文件完整齐全,准确系统。文号缺失或重复的要附文字说明。

5.学校年度工作总结以文件形式发出的,其文件编号应预留编排在总结年,不要编排在次年,并与同年工作计划成套归档;上级及有关部门颁发的与我校有关的跨年度编号表彰文件及回复、批复我校报告、请示的文件材料,处理完毕后与相关文件成套归针对年度整理。

6.归档文件材料、图表等必须符合公文处理规定。无论“红头”文件、“白头”文件等文尾落款处均应准确、完整、规范署单位名全称和发文时间,并加盖单位或部门印章,以示合法有效。

7.归档文书材料签署完备,制作和书写材料有利于长期保存。禁用“三色笔”即:铅笔,红、蓝圆珠书写、修改签批、签阅文件,要求字迹工整、图表清晰,打印底稿应归档领导审核修定稿,用纸要规范,不得采用已用过一页的“废”纸打印,文面整洁不得任意涂改。

8.归档文字材料、图表纸张左边要预留2.5厘米宽的装订页边距,上边要预留2.5厘米宽页边距,四周文字不可排列太满,为档案整理预留加盖“档号章”位置。

9.归档文件材料必须是原件。确有特殊情况只有复印件归档的要加盖归档部门印章且附文字加以说明。

10.超过归档期且有保存价值的文件材料需单列交接表登记移交。

11.“白头”文件、各种合同、协议及项目材料应“一文一事”,并撰写实质性内容的标题,文尾落款处应署单位名全称及年月日后加盖印章;合同、协议等还应有双方法人的签名,并填写准确签约时间,以示合法有效。

12.用印审批单内容填写应齐全完整,要求按部门结合用印先后时间顺序分别排列、装订后移交。无需移交用印文件材料复印件。

13.归档文件一般不装订成册,需要手工装订成册的文字材料必须是内容单一、密不可分、有头有尾有过程的整体,按“一事”、“一会”、“一个活动”装订一册或多册,装订前分别按时间先后顺序或内容关联排列。如:批复、决定、结果应排放在请示、报告等相关文件的前面进行编页、制作打印卷内文件目录,以方便查找利用(卷内文件目录见附1)。

14.对破损的文件材料应进行修补后再登记移交。

15.整理编页。归档文件材料应以份(件)为单位编页号。学校“红头”编号发文按正本、发文处理签、定稿和重要的修改稿顺序排列计为一件编制流水页号;外收文应从“文件处理单”开始计编页号,并用铅笔在有文字正面的右上角和反面的左上角工整填写页号。

16.归档文件材料均应同时移交纸质和电子文档两种载体材料,并分别按纸质材料和电子归档要求进行登记、刻录、制作电子文档目录等。纸质材料归档登记表见附2;电子归档登记见电子档案归档管理规定附表。

17.相应的职能部门每年要编写学校大事记、组织沿革归档。

18.归档时间:文书档案材料按行政年度在次年3月底前进行移交归档,以确保综合档案室能按时完成年度档案整理工作。归档时应规范填写归档材料移交表一式二份, 并逐份(套)进行登记并履行交接签字手续,移交签字表处室、各二级学院和综合档案室各持一份备查。

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附1.卷内文件目录登记表

2.纸质材料归档登记表

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附1.

卷内文件目录登记表

序号

文件字号

发文机关

文件题名

发文日期

页数

备注

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附2.

文书档案纸质材料归档登记表

序号

发文字号

发文机关

文件题名

发文日期

份数

备注

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(二)专门档案材料移交归档的规范和要求?

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1.学校专门档案文件主要来源于教务处、招生就业处、学工处、继续教育学院、各二级学院等在职能活动中形成的关于招生录取、新生注册、在校生名册、毕业验印,毕业成绩,学籍变更,学生个人遗留档案等。

2.严格归档范围。对本部门在日常职能活动中形成的具有保存价值的文件材料及时收集积累、登记保管、整理归档。以确保归档文件资料的齐全完整、准确系统。

3.归档文件材料必须是原件且便于长期保存。专门档案是重要的学籍管理原始凭证,利用频率很高。为便于长期保存和频繁利用,制作和书写材料必须符合档案管理要求即不得用铅笔,红、蓝、圆珠笔等书写、修改,字迹工整、图表清晰,文面整洁不得随意涂改,用纸要规范,不得采用已用过的“废”纸打印。

4.规范落款。处室内部行文应在文尾处、名册类装订本在封面正下方落款处室名称和文件材料形成日期,并加盖处室印章,以示有效性。

5.学生异动名册选择“院部结合异动后班级、异动日期及异动原因”为主进行排列,学工处关于学生学籍处理的异动文件材料应原文归档。

6.归档时间:学生个人遗留档案自毕业年起两年后归档;其它在次年4月底前移交归档。归档时应规范填写归档文件材料移交表一式二份, 并逐份(套)进行登记并盖章履行交接签字手续,移交签字表移交单位和综合档案室各持一份备查。

7.加制封面。对于录取、注册、在校生名册及学生成绩等内容单一、密不可分、张页较多的可装订成册。为查找利用方便,可在美高梅手机登录网站添加封面。

8.编页整理。归档文件材料应以“件”为单位编制页号。对装订前已编页号(必须是一个完整的流水序号)的除外,并用铅笔在有文字正面的右上角、背面的左上角工整填写页号。

9.相关处室专门档案归档整理封面格式及说明。

(1)教务处

①湖北三峡职业技术学院ⅹⅹⅹ届毕业生学历证书发放名册(按二级学院或专业分册装订)

②湖北三峡职业技术学院ⅹⅹ院ⅹⅹ班级学生毕业成绩表

序号

专业

姓名

页号

备注

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注:此封面放成绩表美高梅手机登录网站,在封面正下方落款处室名称及年.月.日,在封面落款处和美高梅手机登录网站成绩表右下角毕业资格审查栏中分别加盖教务处印章,以示毕业资格审查的有效性;另将学


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生转学、退学等异动情况填写在备注栏中。

(2)招生就业处

普通高职录取新生名册按湖北省内和省外分别组成2本,在装订本美高梅手机登录网站沿用2014年的封面:

①湖北三峡职业技术学院在湖北省内ⅹⅹⅹ年普通高等学校录取名册

②湖北三峡职业技术学院在外省ⅹⅹⅹ年普通高等学校录取名册,并制作卷内文件目录其格式如下:

生源地

招生录取人数

页号

备注

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③湖北三峡职业技术学院ⅹⅹⅹ届毕业生派遣名册(按二级学院或专业分册装订)

(3)学工处

①湖北三峡职业技术学院ⅹⅹⅹ年普通中专录取名册。

②湖北三峡职业技术学院ⅹⅹⅹ年普通中专注册名册。

③湖北三峡职业技术学院ⅹⅹⅹ届中专毕业生验印名册

湖北三峡职业技术学院ⅹⅹⅹ―ⅹⅹⅹ学年ⅹ季在校生名册格式

院\部

专业

班级

页号

备注

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(4)继教学院

①自考专科毕业生登记表美高梅手机登录网站应附相对应的毕业生名单

附后的毕业生登记表应按名单先后序号进行排列装订。沿用2015年制作的格式如下:

湖北三峡职业技术学院ⅹⅹ年自考专科毕业生登记表名单

序号

准考证号

姓名

性别

身份证号

专业名称

备注

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②成人高等教育毕业证学籍表卷内按专业代码专业层次、专业名称、毕业时间、页号进行装订,其封面格式如下:

湖北三峡职业技术学院ⅹⅹ年成人高等教育毕业生学籍表

专业代码

专业层次

专业名称

毕业时间

页号

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③成人教育录取名册,按录取时间、专业编制成册。册内编制件内文件目录,录取总表放第一栏。其件内文件目录格式如下:

湖北三峡职业技术学院ⅹⅹ年成人高等教育录取新生名册

序号

专业层次

专业名称

录取时间

页号

备注

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总表

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(三)基建档案材料移交归档的规范和要求

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1.基建档案材料包括基建立项、施工等形成的文件、图纸、表格、合同、协议、许可证等内容。

2.归档基建档案文件材料必须是原件,个别只能归档复印件的文件材料要求附简洁说明文字。

3.归档基建档案文件材料尤其是合同、协议文尾处必须落款双方单位名称、签约日期、签约法人姓名和加盖单位印章,以示有效性。

4.基建合同、协议,规划、施工、消防等许可证不得与其它文件资料装订成册,须归档单份原件。

5.基建图纸是建筑物后期维修、改造、扩建的原始依据,要求归档原始图纸并完整齐全、准确系统。对破损的图纸应按要求进行粘贴、修复完好后归档。

6.同一基建项目材料必须按照立项、招投标、设计、施工、竣工的工程进度和分段施工的先后顺序分别集中组卷或排列,不得与其它项目交叉混淆、张冠李戴,并撰写“工程概况”一同归档。

7.编页整理。归档基建档案材料应以份(件)为单位编页号,即用铅笔在每页有用信息纸张正面的右下角和反面的左下角规范填写页号。图纸标有图号的不需编页号,但需折叠成A4大小的风琴式形态并按图纸类别收集齐全完整归档。

8.凡手工装订成册的文件材料必须加装封面目录。

9.杜绝在归档文件材料、图纸中使用铅笔、红、蓝圆珠笔书写或修改,文件材料格式规范、字迹工整、文面整洁、图表清晰不得任意涂改并便于长期保存。

10.基建文件材料的归档时间为工程竣工验收后的次年3月底前向学校综合档案室移交归档。归档时应规范填写归档文件材料移交表一式二份, 并逐份(套)进行登记并履行交接签字手续,移交签字表处室和综合档案室各持一份备查。

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(四)科研档案材料移交归档的规范和要求

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1.科研文件材料的归档范围:科研档案材料主要包括我校及二级学院申报立项的课题研究文件材料、教职工出版物、教职工在各级各类刊物上刊登发表的学术文章。

??? 2.要求归档原件。科研申报立项、审批、总结、鉴定、推广应用等文字材料、合同,奖励、专利证书等应归原件,个别只能归档复印件的要求附文字说明原因。

??? 3.要求规范完整落款。归档科研档案材料必须在落款处填写单位名称全称或个人签名及年月日,并加盖单位印章,以示有效性。

4.要求成套收集、整理归档。以科研课题为单位结合研究进度即:立项、开题、研发、结题、鉴定、推广利用等先后顺序进行收集、积累、组卷、排列,以份(件)为单位编制页号,用铅笔在有文字正面的右下角和反面的左下角规范填写页号,并按要求撰写“课题概况”后登记归档。不得与其它课题文件材料交叉混合、张冠李戴,以确保归档科研文件材料的完整齐全、准确系统。

??? 5. 对需装订成册的文件材料应附目录。如:学术文章等,须规范填写并打印卷内目录附美高梅手机登录网站(卷内目录见附1),以方便日后查询利用。


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??? 6.教职工出版物必须按湖北三峡职业技术学院教职工出版物登记表(见附2)内容填写完整信息。

7.归档字迹材料要求。文件材料不得使用铅笔、红、蓝圆珠笔等不耐久的字迹材料书写,以确保档案字迹材料保存的耐久性。

8.归档时间要求。验收结题的科研课题材料和当年刊登发表的学术文章于次年3月底前向学校综合档案室移交归档。归档时应规范填写专用”档案文件材料移交登记表“一式二份, 并逐份(套)进行登记并履行交接签字手续,移交签字表处室和综合档案室各持一份备查。

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附1.卷内文件目录

2.湖北三峡职业技术学院教职工出版物登记表

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附1.

卷内文件目录

序 号

文号或

证书号

责任者

题?? 名

日 期

起 止

页 号

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附2.

湖北三峡职业技术学院教职工出版物登记表

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序号

出版发行

社名称

出版物题名

编辑姓名

主编或参编或独编

出版发

行时间

所在

章节

所在

张页

备注

1

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中国护理学杂志社

老年护理学讲

陈香怡

主编

20150511

第二章

6-20

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(五)设备仪器档案材料移交归档的规范和要求

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??? 1.设备仪器档案材料归档范围主要包括学校采购的高、精、尖设备仪器的全套随机开箱文件,包括合格证、随机图、使用说明书、保修单、安装规程、装箱单及设备仪器购置请示、批复、招标定购合同、协议、安装调试、使用检修、故障事故记录、设备履历表等。2015年以前购买的单价在50万元及以上,2015年以后购买的单价在20万元及以上。

??? 2.要求成套性归档。设备仪器文件材料要求成套性归档,确保完整齐全、准确系统,型号与设备仪器匹配一致。并按品名和型号将成套随机材料集中排列、逐份登记归档。不得将数个设备仪器的文件材料混杂在一起。

3.设备仪器档案材料要求归档原件,为方便使用,各处室和各二级学院可留复印件。

4.归档时间:国产设备仪器验收完毕投入使用一个月后,引进设备仪器为索赔期满后一个月后移交归档。归档时应规范填写附件1(一式二份), 并逐份(套)进行登记并履行交接签字手续,移交签字表处室和综合档案室各持一份备查。


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(六)实物档案移交归档的规范和要求

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1.学校的实物档案包括学校、各处室及二级学院受上级及有关部门颁发的奖牌、奖状、奖杯、锦旗等奖品类、印章类、字画类、赠品和其他有保存价值的实物材料。

2.实物档案应按年度和类别如奖牌、奖杯、锦旗等奖品类、印章、字画等类别进行登记(归档登记表附后)。做到对号入座,账物相符,奖品类实物要注明纸质表彰文件相关信息如:发文机关、发文字号和发文时间,以方便查找利用。

??? 3.凡移交奖品类的实物档案要求尽量附表彰文件原件,无原件收文的可归复印件,如确实不能附文的也应弄清表彰文件的出处、文号填写在移交备注栏中。

4.归档实物应清洁干净,不能满身灰尘,蓬头垢面。

5.启用或废止印信、印章的文件材料要求用A4纸张加盖启用或废止印模,要求清晰可见,并在印模右边预留领取或移交人签名和填写领取、移交时间位置;对字迹模糊的旧印模应用钢笔标注其原名称。

6.实物档案归档时间为次年3月底以前。归档时应规范填写专用档案文件材料移交登记表一式二份, 并逐份(套)进行登记并履行交接签字手续,移交签字表处、室和综合档案室各持一份备查。

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附1.湖北三峡职业技术学院印章归档登记表

2.湖北三峡职业技术学院实物档案归档登记表

附1.

湖北三峡职业技术学院印章归档登记表

序号

印章名称

印章

材质

印章启

用时间

印章废

止时间

启用或废止印模

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移交单位:??????????????????????? 接收单位:

移交人:????????????????????????? 接收人:

年?????? 月???? 日

附2.

湖北三峡职业技术学院实物档案归档登记表

序号

颁发时间

实物名称

颁制单位

件数

备注

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移交单位:??????????????????????? 接收单位:

移交人:????????????????????????? 接收人:

年?? 月?? 日


(七)电子档案移交归档的规范和要求

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??? 1.电子档案的载体主要有光盘、磁盘、磁带、录音、录像等。学校综合档案室目前主要接收与归档文件材料相对应的光盘电子档案。

2.学校年度发文,学校各处室、各二级学院年度在职能活动中形成的、校办通过电子政务网下载的与我校有关的、具有归档保存和利用价值的收文材料,必须刻录与纸质文件材料内容相对应的电子档案,即光盘一同归档。?????

3.要求光盘刻录内容与纸质内容完全一致,光盘刻录完毕后须制作打印光盘内文件目录1份(格式附后),逐份填写刻录文件的准确信息后移交归档。

4.不得在光盘正反留有其他任何信息和粘贴标签,光盘两面须清洁无划痕,刻录内容完整齐全,查读信息清晰可见并装盒归档。

5.归档时间和要求:刻录完毕后与相对应的文件材料等在次年3月底前进行移交归档。归档时应规范填写归档文件材料移交表一式二份, 并登记光盘主要内容,并履行移交签字手续,移交签字表各处室、二级学院和综合档案室各持一份备查。

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附:光盘刻录文件目录


附:

光盘刻录文件目录

光盘序号

刻录文序号

文?? 件?? 题?? 名

文件

大小

文? 件

日? 期

备 注

1

1

湖北三峡职业技术学院

办公室2015年工作计划

23KB

20160306

?

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2

湖北三峡职业技术学院

办公室2015年工作总结

30KB

20160306

?

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3

………

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2

1

湖北三峡职业技术学院

2016年元旦晚会照片

1.30MB

20161231

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2

………

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(八)会计凭证移交归档的规范和要求

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1.划分保管期限:

会计凭证保管期限为15年。

2.装订:

首先去掉各类凭证金属物,记账凭证按时间顺序,原始凭证按凭证号顺序,以凭证数量的多少分为若干本,按日、按旬、按月顺序排列,加上封面和封底,采用三孔一线的线装方式装订成卷。做到装订结实、美观。破损文件材料要托裱,左侧装订线内有文字的要接边,右侧超出页面的要折叠,保持右、下整齐。

3.组卷:

一本凭证为一卷。

4.填写凭证封面

按要求填写凭证封面各项内容。见附1。

5.盖档号章:

在封面左上角加盖档号章,填写全宗号、目录号、案卷号。

全宗号:填写档案馆给立档单位编制的代号。未纳入进馆范围,没给定全宗号的机关、企事业单位,档案实体上全宗号空着不填(我校暂不填全宗号)。

目录号:用字母与阿拉伯数字混合编制,大写字母为门类代号,小写字母为类别号,阿拉伯数字为目录号,KJp表示会计凭证。在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。?

案卷号:用阿拉伯数字编制。会计档案分凭证、账簿、财务报告、其他四类后,编混年度的大流水号,如? 1—KJp1—234表示1号全宗会计凭证1号目录的第234卷,各目录的案卷号应不超过1000。在同一个案卷目录(或分类体系的最低一级类目)内不允许出现重复的案卷号。

6.装盒:

将整理好的会计凭证装入会计档案凭证盒。

7.填写会计档案凭证盒封面和脊背:

按要求填写会计档案凭证盒封面和脊背各项内容(见附2)。

8.编制目录:

?? 会计凭证整理完成后要编制案卷目录,见附3。

?

附1.要求填写凭证封面各项内容

2.要求填写会计档案凭证盒封面和脊背各项内容

3.会计凭证案卷目录

????????????????????????????

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附1.

全宗号

目录号

案卷号

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KJp1

1

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会计凭证封面

单位名称 :湖北三峡职业技术学院?????????????? 凭证名称:记账凭证?????????????????????????? ??????????

?

?? 2011? ??? 1?? ?? 1?? 日起至?? 2011? ??? 1?? ?? 16? ?日止

?

?? 2??

册次

本册是第???? 1????

记帐凭证

本册自第?? ?1?? ?号至第??? 2 3?? ??????????? ??? 2 9???

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??? 108?? ?

本册凭证合计??? 137?? ?

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?会计主管? 张? 三??? 装订人? 李? 四 ???2011 年? 2 月 15? 日

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附2.

全宗号

目录号

案卷号

?

KJp1

1

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? 会计档案凭证盒?

?

单??? 位

名??? 称

湖北三峡职业技术学院

凭??? 证

名??? 称

记账凭证

时??? 间

2011年 1月共 2 册??? 本盒装第 1 册

记帐凭证

1号至 23

附件

108

本盒内共 137 ?

起止时间

自2011年1月1日起至2011年1月16日止

归档时间

2013.1.25

立卷人

张? 三

保管期限

15

? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?

?

全宗号

?

目录号

KJp1

案卷号

1

年? 度

2011

月? 份

1

共2册

第1册

保管期限

15

?

附3

会计档案目录

?

档号:? -KJp1-

案卷号

?????

?

?

保管期限

卷内张数

1

会计凭证类

湖北三峡职业技术学院20111月份会计凭证(1)

20110101

20110116

15

137

?

2

会计凭证类

湖北三峡职业技术学院20111月份会计凭证(2

20110117

20110131

15

128

?

3

会计凭证类

湖北三峡职业技术学院20112月份会计凭证

20110201

20110228

15

98

?

4

会计凭证类

湖北三峡职业技术学院20113月份会计凭证

20110301

20110331

15

112

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题名的拟写规则:单位名称+时间(年、月)+内容。

起止时间拟写规则:8位阿拉伯数字,分两排,起时间在上排,止时间在下排。

?


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(九)会计账簿移交归档的规范和要求

?

1.划分保管期限:

会计账簿保管期限为15年和25年。

2.检查账簿启用及接交表是否填写完整:

会计账簿(定本账活页账)必须使用并填写帐簿启用及接交表(账簿启用及接交表应由财务人员填写),见附1。

账簿的档号填写方法与凭证一样,用KJz表示会计账簿。

3.编页码:

??? 在有书写内容的页面上编页码,正面在“右上角”,背面在“左上角”用铅笔编流水号。一本账簿一个流水号。

4.装订:

定本账不用装订。

活页账首先去掉金属物,按记账时间顺序,在美高梅手机登录网站加上账簿启用及接交表,采用三孔一线的线装方式装订成卷。做到装订结实、美观。破损文件材料要托裱,左侧装订线内有文字的要接边,右侧超出页面的要折叠,保持右、下整齐。

5.组卷:

一本账簿为一卷。

6.盖档号章:

账簿以“本(卷)”为单位,在每本账的美高梅手机登录网站左上角空白处盖上档号章。

档号章填写方法与会计凭证一样,用KJz表示会计账簿。

7.装盒:

将整理好的会计账簿根据档案盒的厚度装入会计档案盒,可装1~n卷。

会计账簿不放卷内目录和备考表,不写案卷题名。

8.填写会计档案盒封面和脊背:

按要求填写会计档案盒封面和脊背各项内容,见附2。

9.编制目录:

??? 会计账簿整理完成后要编制案卷目录,见附3。

?????????????????????

附1.账簿启用及接交表

2.要求填写会计档案盒封面和脊背各项内容格式

3.会计账簿案卷目录格式

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附1.

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账簿启用及接交表

???????????????????????????????????????????????? 档号:-KJz1-1

单位名称

(印章)

湖北三峡职业技术学院

账簿名称

银行存款账(第? 1 ?册)账簿编号 ?

? (第???? 册)账簿编号

账簿页数

本账簿共? ?34 ??页

起止日期

自? ?2011 ??年?? 1 ?月? ?2? ?日至? ?2011 ?年? ?12 ??月?? ?28 ??日

负责人姓名

会计姓名

复核姓名

出纳姓名

张 三

李 四

王 五

赵 六

经?? 管?? 人?? 员

接??? 管

交??? 出

职别

姓名

签名

签名

出纳

赵六

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?

2011

7

20

赵六

出纳

陈七

2011

7

20

陈七

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科目名称

页次

科目名称

页次

科目名称

页次

科目名称

页次

科目名称

页次

支出户存款

2

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财政专户存款

3

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国库存款

4

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暂收款

5

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?

基本医疗保险统筹基金

6

?

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?

医疗保险个人账户基金

7

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?

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?

基本医疗保险统筹基金收入

8

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?

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医疗保险个人账户基金收入

9

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待转保险费收入

10

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?

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基本医疗保险统筹基金支出

11

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医疗保险个人账户基金支出

12

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附2.

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湖北三峡职业技术学院

会? 计? 档? 案

?

?

自 2011 年 1 月 2 日起至 2011 年 12 月 28日止

本盒共 ?1? 卷共 34?

保? 管

期? 限

2 5

?

?

?

全宗号

目录号

案卷号

盒号

?

KJz1

1

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

年? 度

2011

全宗号

?

目录号

KJz1

案卷号

1

盒? 号

?

保管期限

2 5

?

?

?

?

附3.

会计档案目录

?

档号:? -KJz1-

?

案卷号

类 别

题????? 名

起? 止

时? 间

保管期限

卷内张数

备 注

1

会计账簿类

湖北三峡职业技术学院2011年银行存款账

20110102

20111228

25

34

?

2

会计账簿类

湖北三峡职业技术学院2011年总账

20110101

20111231

15

56

?

3

会计账簿类

湖北三峡职业技术学院2011年明细账

20110101

20111231

15

46

?

4

会计账簿类

湖北三峡职业技术学院2011年分户账

20110102

20111229

15

48

?

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题名的拟写规则:单位名称+时间(年、月)+内容。

起止时间拟写规则:8位阿拉伯数字,分两排,起时间在上排,止时间在下排。

?

?


?

(十)财务报告移交归档的规范和要求

?

1.划分保管期限:

财务报告保管期限为永久和5年。

2.编页码:

??? 财务报告以“件”为单位,在有书写内容的页面上编页码,正面在“右上角”,背面在“左上角”用铅笔编流水号。每份文件材料都从1开始编页码。

3.装订

财务报告首先去掉金属物,按单份文件以“件”为单位,采用三孔一线的线装方式装订成件。做到装订结实、美观。破损文件材料要托裱,左侧装订线内有文字的要接边,右侧超出页面的要折叠,保持右、下整齐。

4.组卷:

财务报告应区分不同保管期限,将决算报告、季报、月报分开组卷,若数量少,可将季报、月报合并组卷。对财务报告的分析和说明,应当与财务报告合在一起组卷,以保持内容上的联系性。

5.盖档号章:

财务报告以“件”为单位,在每件文件的美高梅手机登录网站左上角空白处盖上档号章。

档号章填写方法与会计凭证一样,用KJb表示财务报告。

6.装盒:

将已组卷的财务报告装入会计档案盒,每盒就是1卷。

7.编制卷内目录:

??? 财务报告要编制卷内目录,格式见附1。

8.填写卷内备考表:

财务报告要填写卷内备考表,格式见附2。

9.填写会计档案盒封面和脊背:

按要求填写会计档案盒封面和脊背各项内容,格式见附3。

10.编制目录:

??? 财务报告整理完成后要编制案卷目录,格式见附4。

?

附1.财务报告卷内目录格式

2.财务报告卷内备考表格式

3.财务报告盒封面和脊背各项内容格式

4.财务报告案卷目录格式

?

?

?

?

?

?

?

?

?

?

附1.

卷 内 目 录

?

?档号:? -KJb1-1

?

顺序

责任者

文号

? ???

日期

备注

1

三峡职院

?

湖北三峡职业技术学院2011年度会计决算报表

20111231

372

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?

附2.

卷 内 备 考 表

?

? 说明:

??????? ?卷共1件,共372页。

?

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?

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?

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?

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??????????????????????????????? 人:???? ? ???

???????????????????????? ???????立卷时间:2013628

??????????????????????????????? 人:???? ? ???

??????????????????????????????? 检查时间:201372

?

?

附3.

?

?

湖北三峡职业技术学院

会? 计? 档? 案

?

湖北三峡职业技术学院2011年度会计决算报表

自 2011 年 1 月 1 日起至 2011 年 12 月 31日止

本盒共 ?1? 卷共 ?372?

保? 管

期? 限

永 久

?

?

?

全宗号

目录号

案卷号

盒号

?

KJb1

1

?

?

?

?

?

?

?

年? 度

2011

全宗号

?

目录号

Zkb1

案卷号

1

盒? 号

?

保管期限

永 久

?

?

?

?

?

附4.

会计档案目录

档号:? -KJb1-

?

案卷号

?????

?

?

保管期限

卷内张数

1

财务报告类

湖北三峡职业技术学院2011年会计决算报告

20110101

20111231

永久

72

?

2

财务报告类

湖北三峡职业技术学院20111月份会计月报表

20110101

20110630

5

96

?

3

财务报告类

湖北三峡职业技术学院20112月份会计月报表

20110701

20111231

5

121

?

?

?

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?

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(十一)会计档案的其他类移交归档的规范和要求

?

1.划分保管期限:

其他类保管期限为永久、15年和5年。

2.编页码:

3.装订:

4.组卷:

5.盖档号章:

6.装盒:

7.编制卷内目录

8.填写卷内备考表

9.填写会计档案盒封面和脊背

10.编制目录:

?? 其他类2-10项方法同财务报告一致,只是目录号有区别,用KJq表示其他类。

?

?

?

?

?

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(十二)照片档案移交归档的规范和要求

?

1.照片档案是指学校、各处室、各二级学院在重要活动、重大事件及外事接待中形成的具有保存价值的数码底片和照片。照片档案一般由数码底片、照片和说明三部分构成。照片文字说明的成份包括:时间、地点、事由、人物、背景、摄影者等“六要素”(下同)。

2.归档照片要综合运用“六要素”,概括地揭示每组、每张照片影像反映的全部信息。文字要简洁、通顺,一般不超过200字。要求主题鲜明、中心突出,时间、地点、事件、人物清楚,图片清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点。每次活动或事件为一组,每组照片按重要程度精选3-5张同对应的数码底片和照片文字说明一同归档。

3.照片和说明应一同整理和存放。即数码底片和照片、说明一一对应刻录电子光盘移交;照片按事由结合时间先后顺序放入照片册,每组、张照片应按归档整理“六要素”完整拟写照片说明放入对应的照片右侧,整理照片档案目录和名称格式范例附后。

4.各处室、二级学院上学校资讯或对外宣传报道采用的照片必须移交归档。

5.归档照片尺寸一般为3R? 5吋,移交归档时间为次年4月底以前。归档时应规范填写专用档案文件材料移交登记表一式二份, 并逐份(套)进行登记并履行交接签字手续,移交签字表处室、二级学院和综合档案室各持一份备查。

?

附:照片档案目录和照片名称格式范例(两组)

附:照片目录格式:

第一组

2016年12月16日在湖北三峡职业技术学院大学生活动中心举行2016年度优秀学生、十佳辅导员(班主任)表彰大会[A1]?1-4[A2]

湖北三峡职业技术学院大学生活动中心举行2016年度优秀学生、十佳辅导员(班主任)表彰大会 1

?

湖北三峡职业技术学院在大学生活动中心举行2016年度优秀学生、十佳辅导员(班主任)表彰大会(出席领导:左1杨燕,左2彭建华,左3郑泽金,左4戴金刚,左5李学平)2

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湖北三峡职业技术学院在大学生活动中心举行2016年度优秀学生、十佳辅导员(班主任)表彰大会上党委书记郑泽金讲话3

?

湖北三峡职业技术学院在大学生活动中心举行2016年度优秀学生、十佳辅导员(班主任)表彰大会(受表彰的2016年年度十佳辅导员班主任:钟映、赵宏、马凌、胡慧勤、董喆、王启姣、何娅昀、邵菊、陈航、马明筠[A3]?)4


?[A1]组联标题

?[A2]组联张号

?[A3]注明人物身份

?

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