学校档案分类方案、归档范围、保管期限表“三合一”制度

文章来源: 发布时间:2018年03月14日 点击数: 字体:

湖北三峡职业技术学院

关于印发《湖北三峡职业技术学院档案分类方案、

归档范围、保管期限表“三合一”制度》的通知

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校属各单位:

为了完善学校档案管理制度,更好地为学校各项工作服务,根据《高等学校档案实体分类法》和国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,结合我校工作实际,现将修改后的《湖北三峡职业技术学院档案分类方案、归档范围、保管期限表“三合一”制度》予以印发,请校属各单位遵照实行。

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湖北三峡职业技术学院

分类方案、归档范围、保管期限表

2018.3.(修订本)

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一、文书档案

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分类方案

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1

上级党政机关和学校党委关于党务、干部管理等工作的通知、规定、指示、意见、条例、办法

⑴针对本校的

⑵本校需要长期贯彻实行的

⑶普发的

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永久

30年

10年

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2

本校党委及党委扩大会、党支部会议记录、纪要

永久

30年

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3

本校党委及各党总支委民主生活会记录、发言材料、情况报告

30年

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4

本校党委及各党总支委成员述职及民主评议的报告、整改材料

30年

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5

本校党委中心组学习记录、主题发言材料

30年

10年

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6

本校党、团、工会、妇女等组织召开的代表大会(含教职代会)的文件材料

⑴请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、会议记录、纪要、讨论通过的文件、决议、大会发言、简报、快报等文件材料

⑵筹备工作、选举过程中形成的文件材料

⑶讨论未通过的文件材料及各基层组织会议文件材料

永久

30年

10年

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7

本校党委的请示、决定、通知、报告、党委年度工作计划、工作总结

⑴重大、重要的

⑵一般性文件材料

永久

30年

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8

上级及本校团委、工会、妇女(含计划生育)等群团组织开展工作形成的文件材料

(1)工作要点、计划、报告、重要专题活动的计划、报告及总结、请示、批复

(2) 规章制度、规定、办法、意见、汇编材料

(3)一般工作(含老干部工作)形成的文件材料及情况反映、工作简报

永久

30年

10年

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9

本校关于党组织建设、党风廉政建设、精神文明及各种目标创建、业余党校等工作的文件材料

⑴重要的、调研材料、检查考核材料、汇编材料

⑵一般的文件材料

30年

10年

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分类方案

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10

本校纪检、监察、统战工作中形成的综合性报告、调查材料、信访、投诉、举报材料及其处理查办情况的文件材料

⑴有领导重要批示和处理结果的

⑵其他有处理结果的

⑶一般的

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永久

30年

10年

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11

本校调整党政群团各种领导小组、委员会及学会、协会等机构设置调整及组织开展活动形成的文件材料;本校(含教职工个人)加入(含特约、聘任、聘请)各种学会社团组织或成立的文件材料。

永久

/30年

/10年

保管期限视文件材料的重要程度划分

12

本校关于法制宣教、心理健康教育及咨询、时事及思政教育、公民道德、辅导员及班主任、业余团校等工作所形成的文件材料

30年

/10年

13

本校关于扶贫帮困、捐款捐物、支援灾区及边区、西部开发、新农村建设等活动的文件材料

30年

/10年

14

其他

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1

上级机关颁发的指示、决定、法律、法规、条例、规定、通知、意见、标准、办法、规划、会议纪要等文件材料

⑴针对本校的

⑵本校转发或需要长期贯彻实行的

⑶一般的文件材料、简报、其他典型材料

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永久

30年

10年

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2

本校召开的重大工作会议的文件材料

⑴请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、会议记录、纪要

⑵典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

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永久

30年

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3

本校行政召开的办公会议文件材料

⑴校长办公会、行政办公会、专题会议、校领导碰头会会议记录、纪要

⑵学校工作、座谈、务虚、汇报会记录及文件材料

⑶各处室及二级学院行政办公会议记录

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永久

30年

10年

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4

本校代上级机关起草并被采用的综合性重要文件的定稿

30年

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5

本校重大工作的请示、汇报、建议,与上级相关部门的批复、指示

永久

/30年

保管期限视文件材料的重要程度划分

6

本校与其他单位联合召开会议的文件材料

  • 本校主办的:请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报
  • 本校为协办的:请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要、典型材料、代表发言材料、交流材料、简报

永久

30年

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30年

10年

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分类方案

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7

各二级学院、中专部的其他行政工作汇编材料

30年

10年

保管期限视文件材料的重要程度划分

8

本校综合性的调查报告、调研材料;专项性的自查报告及相关材料

永久

30年

9

本校组织机构沿革、大事记、年鉴、概况、章程、校志、综合性基本情况材料、校庆材料、校友通讯录

永久

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10

本校年度工作计划、总结、学年基层年报表及综合性统计材料、长远发展规划、年度目标管理类材料及任务分解

  • 学校形成的
  • 各处室及二级学院形成的

永久

30年

10年

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11

学校质量考核、 优质专科学校创建材料

永久

30年

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12

反映本校重大活动的剪报、图表;宣传先容本校的报刊剪辑与电视播放通知、协议及被刊载的本校教职工文章的通知、入网入刊合同、协议及其各种媒体样品

30年

10年

保管期限视文件材料的重要程度划分

13

本校在上级召开的会议和开展校外交际交流及协作活动中形成的重要文件材料及领导讲话、题词、会议纪要

永久

10年

14

本校举办文艺体育活动的方案通知、获奖名次结果、总结等文件材料

⑴大型运动会和文艺活动材料

⑵一般的文体活动材料

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30年

10年

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15

本校关于文字、图案征集、标志性物品的设计方案与样稿及其商标专利的申请、注册等文件材料

永久

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16

本校及各处室、二级学院关于校外事务交往、邀请、迎送方面的重要往来信函、接待、通知、报告、请示、批复和与有关单位、议定书、汇报表格等材料

30年

10年

保管期限视文件材料的重要程度划分

17

本校工作简报、工作通报、 校务公开、情况反映及校园网上形成并下载可归档的重要图文材料

10年

30年

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18

本校行政工作无批复的请示、报告、公函、事务性文件材料、行政先容信和用印审批表存根、行政值班记录

10年

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19

本校及其所属各部门、二级学院制定的各方面工作管理规章制度、规定、办法、制度汇编

30年

10年

保管期限视文件材料的重要程度划分

20

本校在单位审计工作中形成的文件材料

永久

30年

10年

21

本校在治安保卫、消防、安全、应征入伍、国防教育、突发事件、禁毒、人防、民事纠纷、刑事案件、维权、维稳、仲裁和法律调解、综合治理和测评等工作活动中形成的文件材料及目标管理责任书

永久

30年

10年

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分类方案

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22

上级机关、上级领导检查、巡视视察本校工作时形成的文件材料

  • 重要的
  • 校工作汇报材料及其他一般材料

永久

30年

10年

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23

本校办理的人大议案、政协提案及代表、委员的意见、建议的处理意见

⑴主办的

⑵协办的

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永久

30年

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24

本校关于档案、图书、机要、保密等工作中形成的文件材料

永久

30年

10年

保管期限视文件材料的重要程度划分

25

本校关于刊物出版、外事工作活动中形成的文件材料

⑴备忘录、重要的会谈记录、纪要、重要的出版物样品

⑵出国审批手续、实行日程、考察报告、一般性会谈记录

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永久

30年

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26

本校财务工作形成的文件材料

30年

10年

保管期限视文件材料的重要程度划分

27

上级下达学校年度经费[含教学设备购置、培(实)训补助金、奖学金、助学金]预算、年末职工控制数、通知

永久

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28

本校资金(经费)[含教学设备购置、培(实)训补助金、奖学金、助学金、房产、水电维修、基建项目拨款(仅存归档批复原文)、占地补偿金(仅存归档批复原文)、土地出让金(仅存归档批复原文)等];工资基金预算、下达、管理、拨贷款、分配、支付、使用、检查、整改及收费、物价的规定、报告、通知、请示、批复、报表等文件材料

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永久

30年

10年

保管期限视文件材料的重要程度划分

本条的主体是会计档案以外涉及资金的文件材料

29

本校签定的各类合同、协议及合同审批表

永久

30年

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1

上级机关关于劳动、人事、社会保障等方面的规定、通知、意见、标准、办法、会议纪要等文件材料

⑴针对本校的

⑵本校需要长期贯彻实行的

⑶普发的

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永久

30年

10年

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2

上级机关及本校关于本校机构设置、变更、机构编制的规格、核定及变动,校外机构合并的行政管辖、归属、组织简则等文件材料

永久

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3

本校关于学校组织代码、法人证书、委托授权等文件材料

永久

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分类方案

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4

本校关于行政内设机构、人员、编制的设置、职责、撤并、变动、更名的规划、计划、请示、规定、办法、报告及上级批复等文件材料

永久

30年

10年

保管期限视文件材料的重要程度划分

5

本校及其所属各单位、各部门启用、更换、废止印信、印章(印模)、钢印及相关的文件材料

永久

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6

本校人事任免、干部选拔、任用、培养、培训、考察考核、干部管理、交流的通知、报告、决定、方案、请示与批复;基层党、团工会组织设置、换届、调整及成员分工等文件材料

永久

30年

10年

保管期限视文件材料的重要程度划分

7

本校干部职工、党团员、工会会员名册及统计年报表、批准加入党团、工会组织、党员转正、民主评议考核、组织关系转递先容信及存根等文件材料

永久

10年

保管期限视文件材料的重要程度划分

8

学校干部、专业技术人员、教职工、外聘人员名册及其编制、劳动、工资、保险等统计年报表

永久

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9

本校教职工社保调整及核定、教职工调资、晋级、转正、定级、转干、津补贴、工资发放、绩效工资等文件材料

永久

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10

本校关于教职工的录用、聘用、人才引进、复名、人事代理、调入及到岗等岗位变动、商调函、行政及工资关系先容信、编制单、报到证、劳动合同、协议等文件材料

永久

30年

10年

保管期限视文件材料的重要程度划分

11

本校教职工离退休、退职、内退、停薪留职、辞职、解聘、调出及离岗等岗位变动、行政和工资关系转移先容信及其存根、合同、协议等文件材料

永久

30年

保管期限视文件材料的重要程度划分

12

本校有关教职工出国的通知、报告、批复及护照管理等相关材料,对自动离职人员的处理决定

永久

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13

本校职工人事考核、教职工专业技术职务、工人技术等级及学历、教师资格认定的考核、聘任、管理、报告、请示、批复、呈报表、评审或审批表、通知、名册等文件材料

永久

30年

保管期限视文件材料的重要程度划分

14

本校关于国家、省级管理专家享受国家级、省级等津补贴的申报、审批等文件材料

永久

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15

本校关于人事、劳资方面的伤亡、残疾、劳动能力的鉴定、仲裁、安置、协议;劳动人事纠纷、工龄认定、工资待遇;抚恤、劳保福利、困难补助;教师工作量、课时标准的规定、核定及校外兼职等文件材料

永久

30年

10年

保管期限视文件材料的重要程度划分

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分类方案

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16

本校教职工及师资队伍教育培训工作中形成的文件材料

30年

10年

保管期限视文件材料的重要程度划分

17

本校先进单位、劳动模范、先进工编辑、先进党组织、优秀共产党员、十佳辅导员(班主任)等各级各类表彰的文件材料

⑴受到县级(含)以上表彰、奖励的

⑵受到县级以下表彰、奖励的

⑶受到单位内部表彰、奖励的

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永久

30年

30年

本条受表彰的主体是教职工

18

本校有关人员的处分(含经济处罚)、复查及撤销处分的文件材料

⑴受到警告(不含)以上处分的

⑵受到警告处分的

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永久

30年

10年

本条受处分的主体是教职工

19

其他

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1

上级机关关于总务、后勤、网络、道路、电信、邮政等方面的规定、通知、意见、标准、办法等文件材料

⑴针对本校的

⑵本校需要长期贯彻实行的

⑶普发的

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永久

30年

10年

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2

本校关于房屋(含实训用房及设备改装)、建筑物、道路资产的管理、使用、零星维修、装修、安检、鉴定、调拨、调整、拆迁、搬迁、租赁、转(出)让、置换、登记、清理、统计、核查清算、交接、拍卖、报废、处理的图纸和文件材料

保管期限视文件材料的重要程度划分为

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永久

30年

10年

本条的主体不是资金而是运作和施工

整体工程归基建档案

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3

本校关于供水、供气及电力的报装、运作、增容、管理及管网改造、管理、维修等文件材料

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4

本校总务、膳食、后勤设施的合同、协议及有关文件、图纸等材料

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5

本校各类政府采购项目(含办公设备及办公耗材、电子App、广告等)的招投标、采购计划、审批手续、订单、合同(安装、施工、付款)、申请、报告等文件材料

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6

本校房产、土地所有权和使用权证的文件材料

永久

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7

本校关于校园绿化、美化、景灯照明设置及其总体规划;预防、治理白蚂蚁;爱国卫生运动、环境保护、教职工生活区物业管理等的文件材料

30年

10年

保管期限视文件材料的重要程度划分

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分类方案

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8

本校关于建立与建设校园网络信息、网络安全目标责任承诺书、道路、车辆(调拨、保险、事故、转让)、电话、邮政、电信、通信、电梯、消防等管理及运作方面的协议、合同、数字证卡信息等文件材料

30年

10年

保管期限视文件材料的重要程度划分

9

上级房改部门及本校关于教职工住房分配、出售的规定、通知、请示、报告、批复、方案、细则、教职工住房统计表、调查表、申请表及名册等文件材料

30年

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10

本校关于师生员工医疗、保健及健康状况调查、体检、统计、手册、卡片等的文件材料

10年

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11

本校关于膳食、餐饮、生活、卫生、学生公寓等后勤管理工作的规定、检查、评比、整改及相关的文件材料

10年

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12

其他

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1

上级及本校关于教学、教改、办学水平评估;助学金、奖学金、学生资助与贷款;学科、专业设置、调整、改革及实验室建设;招生、毕业、就业;学生学籍、新生入户、行为规范、校规校纪;成人继续教育、技能培训等的文件材料

⑴针对本校的

⑵本校需要长期贯彻实行的

⑶普发的

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永久

30年

10年

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2

本校关于教学、教改、考试、办学水平评估、质量保障体系、量化考核等相关工作的文件材料、会议记录及汇编材料

永久

30年

10年

保管期限视文件材料的重要程度划分

3

本校关于学科、学分、专业课程的设置、调整、改革、及实验室建设、教学计划、人才培养计划、精品与骨干课程的建设等相关工作的汇编材料

4

本校关于教材、实习实践课程等相关理论、实践、实习、考试????????? 等工作的文件材料及汇编材料

5

本校关于学生学籍、新生入户、行为规范、校规校纪等相关工作的文件材料及汇编材料

6

本校关于招生、毕业、就业等相关工作的文件材料及汇编材料

7

本校关于成人继续教育、考点考试、技能培训等相关工作的文件材料及汇编材料

8

本校学生勤工俭学、志愿者、社会实践、学生干部培训任免、学生活动(含文艺体育活动),学生管理形成的文件材料

10年

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9

本校与有关单位联合办学、校企及产学研合作等相关的文件材料

30年

10年

保管期限视文件材料的重要程度划分

10

本校教学活动、教学研究、检查、督导、经验交流、课堂管理、评教评学的简报、通讯、刊物及其相关文件材料

10年

30年

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分类方案

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12

本校关于成立、调整教育、教学、招生、毕业、就业、成教方面的领导小组、委员会的文件材料

10年

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13

本校关于名师、学科带头人及骨干教师的推荐、评选、聘任、管理;教学团队、专任教师名册等文件材料

永久

10年

保管期限视文件材料的重要程度划分

14

本校关于学生人事档案的管理及其规定、办法、意见、通知

30年

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15

本校关于实践及理论课复习、考试、实习、毕业设计与答辩;优秀作业、论文;教与学的演讲评比、学校举办、申办、承办、协办技能大赛成绩、获奖相关比赛成绩及获奖的文件材料、教学建设成果典型材料

30年

10年

保管期限视文件材料的重要程度划分

16

本校关于解雇学籍、勒令退学、劝其退学、注销学籍等学籍变更的文件材料

永久

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17

本校办学规模、教育事业长期发展与建设规划、多年度阶段计划及实施计划、请示、批复、通知;办学行为、招生资格的自查报告、清查、督查等的文件材料及其会议记录、纪要

30年

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18

本校学生受到各级表彰的先进班集体、先进个人、先进团组织、优秀团员、优秀学生干部、十大杰出青年、学生社团、志愿者服务等的通知、决定等的文件材料

⑴受省级(含)以上表彰奖励的

⑵本校表彰奖励的

永久

30年

10年

本条受表彰的主体是学生

19

本校关于学生的处分、复查及撤销处分的决定、通知、报告等文件材料

30年

10年

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20

本校各专业课程结业考试试题库(样卷、评分标准、参考答案、试卷分析)

10年

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21

其他

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档号章(归档章)内容和样式:

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(全宗号)

(年度)

(室编件号)

(机构或问题)

(保管期限)

(馆编件号)

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内容(实例):

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50

2003

78

党群

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二、专门档案

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分类方案

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1

本校录取新生名册

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2

本校新生入学登记表及注册名册、在校学生花名册

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3

本校新生入户的名册

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4

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本校学生学籍成绩表、毕业生成绩汇总表、学生补考、统考、抽考、竞赛成绩通知单

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5

本校委培、代培学生的合同、协议、名册

永久

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6

本校关于办理毕业证的文件材料及毕业生验印名册

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7

本校学生毕业证、结业证、报到证领取、学生档案邮寄名册、签收册及审核表、存根

永久

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8

本校学生学籍变更材料(升级、降级、留级、休学、复学、转学、退学、更名)及学籍变动统计表、名册

永久

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9

毕业生派遣名册

永久

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10

本校关于助学金、奖学金、学生资助与贷款等相关工作的统计及汇编材料。

30年

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(Zcj)

1

本校成人教育录取新生花名册及招生计划、入学注册名册、在册成教学员名册

永久

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2

本校成教学员毕业验印名册

永久

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3

本校成教学员毕业成绩表

永久

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4

毕业生登记表、名册

永久

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5

其他

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遗留学生人事档案类

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1

⑴高中转入材料;⑵入团志愿书;⑶高校招生政审表;⑷高校招生体检表;⑸高校报考登记表;⑹高校学籍卡片;⑺高校毕业生体检表;⑻高校毕业生登记表;⑼高校成绩卡片;⑽入党积极分子登记表;⑾入党志愿书;⑿优秀学生登记表;⒀单项奖;⒁处分决定;⒂学年总结;⒃就业报到通知书;⒄大学录取通知书;⒅体育卡;

30年

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三、科技档案

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分类方案

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(K)

(Kj)

1

本校建设项目管理制度、标准、方案、办法、规定

30年

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2

本校建设项目发展规划、计划、报告、会议记录、纪要

永久

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3

本校征用、租用土地申请、报告、批复、合同、协议、说明材料

永久

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4

本校建设项目平面图、地下管线图

永久

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5

本校建设项目统计报表

30年

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6

立项文件:项目建议书、项目建议书审批意见及前期工作通知书、可行性研究报告及附件、可行性报告审批意见、与立项有关的会议纪要、领导讲话、专家建议文件、调查资料及项目评估研究材料

永久

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7

本校建设用地、征地、拆迁文件:选址申请及选址规划意见通知书、用地申请报告及县级以上人民政府城乡建设用地批准书、红线图、拆迁安置意见、协议、方案等;建设用地规划许可证及其附件,划拨建设用地文件,国有土地使用证,土地出让合同、土地有偿使用合同

永久

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8

本校工程地质勘察报告,水文地质勘察报告、自然条件、地震调查,申报的规划设计条件和规划设计条件通知书

永久

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9

初步设计图纸和说明、技术设计图纸和说明、审定设计方案通知书及审查意见

30年

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10

有关行政主管部门(人防、环保、节能、消防、交通、园林、市政、文物、通讯、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等)批准文件或取得的有关协议,政府有关部门对施工图设计文件的审批意见

永久

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11

施工图及其说明、设计计算书

30年

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12

勘察设计、施工及工程监理招投标文件

30年

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13

勘察设计、施工及工程监理招投标第一未中标文件

10年

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14

勘察设计、施工承包及监理委托合同

30年

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分类方案

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(K)

(Kj)

15

本校项目列入年度计划的申报文件、批复文件或年度计划项目表,规划审批申报表及文件和图纸,建设项目规划许可证及其附件,建设项目形式审查表,建设项目施工许可证

永久

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16

投资许可证、审计证明、缴纳绿化建设费等证明,工程质量监督材料

30年

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17

本校建设项目管理机构(项目经理部)、监理机构(项目监理部)、施工管理机构(施工项目经理部)及其负责人名单

30年

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18

本校建设项目规程、规范、标准、规划、方案、规定

30年

?

19

本校建设项目投资、进度、质量、安全、合同控制文件

30年

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20

本校建设项目投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投票澄清文件、修正书

永久

?

21

本校建设项目合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件

永久

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22

本校建设项目环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防等文件材料

永久

?

23

本校建设项目水、暖、电、气、通信、排水等供应协议以及原料、材料、燃料供应协议

30年

?

24

本校建设项目开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

30年

?

25

本校建设项目建筑与结构工程地基处理记录、图纸变更记录、工程质量事故处理记录、工程质量检验记录

永久

?

26

本校建设项目设计变更通知、工程更改洽商单、材料代用核定审批手续、技术核定单、业务联系单及备忘录

永久

?

27

本校建设项目施工定位测量、符合记录、地质勘探

永久

?

28

施工技术准备,施工现场准备,设计变更,洽商记录,原材料、成品、半成品、构配件、设备出厂质量合格证及试验报告,施工试验记录,施工记录

30年

?

29

焊接试验记录、施工检验、探伤记录

10年

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30

本校建设项目隐蔽工程检查(验收)记录、工程质量检查评定记录、功能性试验记录

30年

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31

本校建设项目质量事故及处理记录、竣工测量资料

永久

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分类方案

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(K)

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(Kj)

32

本校建设项目交工验收记录证明、工程质量评定、竣工报告

永久

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33

本校建设项目竣工图

永久

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34

监理规划、监理实施细则、监理部控制计划、监理会议纪要

30年

?

35

进度控制:工程开工、复工审批表、暂停令

30年

?

36

质量控制、质量事故报告及处理意见

30年

?

37

造价控制:设计变更、洽商费用报审与签认、工程竣工决算审核意见书

30年

?

38

分包资质:分包单位、供货单位及试验等单位资质材料

30年

?

39

监理通知:有关进度、质量及造价控制的监理通知

30年

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40

本校建设项目工程延期报告及审批、合同争议、违约报告及处理意见

永久

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41

费用索赔报告及审批、合同变更材料

30年

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42

监理工作总结:专题总结、月报总结、工程竣工总结、质量评价意见报告

30年

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43

本校建设项目工程竣工总结、工程概述表

永久

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44

本校建设项目竣工验收记录:建筑安装工程竣工验收记录、证明书、报告、备案表,市政基础设施工程质量评定表及报验单,竣工验收证明书、报告、备案表

永久

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45

本校建设项目财务决算及交付使用财产总表和财产明细表

永久

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46

项目支行维护与更新改造

参照上述条款分别具体划分

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设备

文件

材料

(Ks)

1

调研、考察材料;购买设备的申请、批复文件

30年

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2

购置合同、协议、招投标文件

30年

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3

洽谈记录、纪要、备忘录、来往函件及商检材料

30年

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分类方案

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科技文件材料

(K)

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设备

文件

材料

(Ks)

4

设备仪器开箱验收记录

30年

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5

设备仪器合格证、装箱单、出厂保修单、说明书、环保材料等随机图样及文字材料

30年

?

6

设备仪器安装调试、试车记录、总结、竣工图样、检测验收等材料

30年

?

7

运行记录及重大事故分析处理报告

30年

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8

设备仪器保养和大修计划、记录

30年

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9

设备仪器检查记录、设备仪器履历表

30年

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10

本校设备仪器的技术、质量异议的处理结果材料

永久

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11

设备仪器报废鉴定材料、申请、批复和处理结果

30年

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科研

文件

材料

(Kk)

1

本校科研项目的立项、审批文件材料,开题报告、任务书、协议书、委托书、合同等文件材料

永久

?

2

本校科研项目研究方案、计划、调查研究报告、实验记录、图表、实验分析、计算、数据整理等文件材料

永久

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3

本校科研项目总结、意见书、专利、成果申报、鉴定、审批、获奖及成果推广应用等文件材料

永久

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四、会计档案

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分类方案

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会计

文件

材料

(KJ)

凭证

(KJp)

1

本校在财务工作中形成的各种会计凭证(包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证)

30年

?

账簿

(KJz)

1

本校在账务工作中形成的会计银行存款账、现金出纳账

25年

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2

本校在财务工作中形成的会计日记账、总账

15年

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3

本校会计固定资产明细账(卡片)

固定资产报废清理后保管5年

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报告

(KJb)

1

本校年度财务决算报告

永久

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2

本校会计月、季度会计报表

5年

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其他

(KJq)

1

本校在财务工作中形成的银行存款余额调节表

5年

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2

本校在财务工作中形成的银行对账单等材料

5年

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3

本校会计档案保管清册

永久

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4

本校会计移交清册

15年

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5

本校会计鉴定清册销毁清册

永久

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五、声像档案

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分类方案

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声像文件材料

(S)

照片

(Sz)

1

上级领导和著名人物来校视察、引导工作形成的照片(底片)

参照文书及其他相关纸质档案保管期限实行

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2

本校组织或参加活动、会议形成的照片(底片)

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⑴各种评估活动

⑵各种创建(含党建、精神文明创建)活动、社会交际、交流活动

⑶治安保卫、综合治理

⑷校园校貌

⑸基建工作

⑹党团活动

⑺文艺活动

⑻卫生防疫、计划生育工作

3

记录反映本校主要职能活动和工作成果的照片(底片)

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⑴教学活动

⑵科研活动

⑶招生、就业、(开学典礼、就业培训、录用、复视、考核等)

⑷毕业生合影(分班、分年级)

⑸体育(军训)活动

⑹各种表彰奖励活动[人物、奖品(旗、证、杯、瓶、牌、匾等等)]

4

记录反映本校重大事件、重大事故及其重要情况的照片(底片)

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5

本校其他有保存价值的照片(底片)

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录音

(Sy)

录像

(Sx)

1

上级领导和著名人物来我校视察、引导工作形成的录音录像材料

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2

记录反映本校组织或参加活动、会议形成的录音录像材料

3

记录反映本校主要职能活动和工作成果的录音录像材料

4

记录反映本校重大事件、重大事故及其重要情况的录音录像材料

5

本校其他有保存价值的录音录像材料

注:①此类档案形成后就迅速归档移交学校综合档案室保存保管。

②此类档案主要来源于其他门类的档案,并随之一并产生。

③此类档案移交时必须附摄影(录制)时间、地点、人物、事由(内容)、背景、摄影(录制)者等说明文字材料。

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六、电子档案

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分类方案

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电子文件材料

(D)

光盘

(Dg)

磁盘

(Dc)

磁带

(Dd)

1

本校产生的具有保存价值的文本、图形、图像、音频、视频等电子文件材料

根据载体内文件材料最高保管期限确定

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2

本校各项工作产生的重要数据库

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3

本校购买、开发、配发的应用App和使用过的计算机操作系统

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七、实物档案

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分类方案

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(SW)

印章

钢印

(SWy)

1

学校及其各部门(含基层组织、校办工厂、劳动服务企业)因辖区、学校、部门名称的更改、内部机构设置的变化、调整、合并、撤销而停用或作废的公章(含协会、学会等组织的公章)、印鉴、钢印等

⑴发文章(钢印)、法人章及办事机构的印章

⑵其他内设机构和业务工作的印章

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永久

15年

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(SWj)

2

学校及其各部门所获得的、有保存价值的、各类各种形体的、属于公有的奖励、纪念性的,非食品、衣物、现金等消费性的实物。如奖状、奖杯、锦旗、奖章、证书、奖牌、光荣册、奖瓶、匾屏等等

⑴县级(含)以上的

⑵县级以下的

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永久

30年

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(SWz)

3

上级领导、社会知名人士给本校的题词、签名及字画

永久

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(SWp)

4

有关单位及个人赠送的纪念品

根据实际情况划定

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(SWq)

5

学校及其各部门所获得的、有保存价值的、各类各种形体的有保存价值的实物

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注:综合档案室在集中整理全校档案时对下述情况的机动处理(权宜之计):本校各处室应归档的文书档案的各类文件材料,在移交过程中,若超过了移交期或者在整理结束期才移交,且这部分文件材料“插队”不成的话,就集中归档在若干个续补长期或永久卷盒中,材料按实际小类填盖档号章内容。若卷盒内续补材料类别散杂,那么原则上盖文档 “综合”脊背章处理;若卷盒内续补材料单一,就按实际小类盖脊背章。续补归档的文件材料都要在文件材料上和卷盒脊背下面的空白处加盖红色“续补”章以示区别;卷盒划为长期或永久保管,且排在当年文档同等保管期限(即:长期或永久)的最后一卷之后编盒号。同时,在“世纪科怡档案管理系统”App中录入条目时,一定要在备注栏里注明“续补件”字样,这样才便于打印归档文件目录,归档文件目录也另作一张打印装订,并在备注栏中注明“续补”。

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湖北三峡职业技术学院档案分类说明

2018.3.10

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根据《高等学院档案实体分类法》的要求,结合学校档案工作实际,我校综合档案实体暂设七种档案,即:文书档案、专门档案、科技档案、会计档案、声像档案、电子档案、实物档案,共计二十六个类目。所有综合档案的种类及类目的标识,均采用名称主词的汉语拼音的第一个字母如:文书档案“WS”、实物档案“SW”、专门档案“Z”;奖品类“SWj”等。档案实体分类、符号标识,归档范围如下:

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一、文书档案(WS

(一)党群类

主要包括上级机关党务工作管理规定和校党委、纪委、党办、组织、宣传、工会、团委、统战等组织的会议记录和各种会议文件。党群各部门的工作计划、总结、规章制度等工作形成的文件材料;

1.党群综合性材料??????????????????

2.纪检、监察

3.组织(包括老干部工作材料)??????

4.宣传教育

5.统战(民主党派、人大政协方面材料入此)

6.工会(妇女工作材料入此)

7.团委(学生社团材料入此)

(二)综合类

主要包括上级有关高校行政管理综合性文件和学校行政管理、财务、审计、外事、出版、保卫、档案、保密、图书、工作计划、总结、规章制度等方面的文件材料;

1.行政综合(学校评估、教代会、校史和校、二级学院、中专部综合材料入此)

2.审计????

3.治安保卫????

4.档案、保密、图书

(三)劳动人事类[简称劳人类(师资培养材料入此)]

(四)总务类

(五)教学类

主要包括上级教育主管机关下达的指令性、引导性、综合性教学文件和本校教学管理、教学实践活动中形成的文件。具体内容包括招生、学籍管理、学生奖惩。课堂教学、教学实习、毕业生分配、函授、成人教育形成的文件材料,教研室工作总结等。

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二、专门档案(Z

主要包括学生的招生、学籍管理、学生奖惩、考试成绩、毕业证发放、函授、成人教育形成的表格、名册等文件材料。

(一)学管类

(二)成教类

(三)遗留学生个人档案类

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三、科技档案(K

(一)科研类(Kk

主要包括上级对本校下达的科研项目、科研经费文件和学校研究管理、科研项目研究过程中科研准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段等方面形成的文件材料:

(二)基建类(Kj

主要包括上级下达的基建计划,本校基建工程项目可行性研究报告,工程管理、施工、竣工验收、工程项目的预决算,工程项目的维修、改建、扩建等文件材料:

(三)设备仪器类(Ks

主要包括设备仪器工作管理和各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺设备仪器(价值五万元以上)的申请购置验收、开箱验收、安装调试、管理使用(全套随机说明书)、维修改造、申请报废等各个环节中形成的材料(四万元以下设备说明书由总务处管理):

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四、会计档案(KJ

主要包括会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册等方面形成的文件材料:

(一)会计凭证类(KJp)??????????????????? (二)会计账簿类(KJz

(三)会计报表类(KJb)??????????????????? (四)其它类(KJq

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五、声像档案(S

(一)照片(底片)类(Sz)???????????????? (二)录音类(Sy

(三)录像类(Sx

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六、电子档案(D

(一)光盘类(Dg)?????????????????????? (二)磁盘类(Dc

(三)磁带类(Dd

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七、实物档案(SW

(一)印章类(SWy)??????????? ???????????(二)奖品类(SWj

(三)赠品类(SWp)?????????????????????? (四)字画类(SWz

(五)其它类(SWq

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